Kompetansestyring som virker i hverdagen

I Dossier bygger du kompetansekrav én gang og kobler dem til stillinger, roller og enheter. Samme krav kan brukes i mange planer samtidig. Endrer du kravet, slår endringen ut overalt der det er i bruk.

Hvert krav kan ha gyldighetsperiode, utløpsdato og krav til resertifisering. Når gyldigheten utløper, markeres kravet automatisk, og ny resertifisering settes i gang. Ingen trenger å følge med manuelt.

Dossier mottar organisasjonsdata fra HR-systemet og tildeler automatisk kompetansekrav og planer basert på stilling, rolle, enhet og funksjon. Når en ansatt bytter stilling, får ny leder eller kommer tilbake fra permisjon, oppdateres kravene automatisk. Riktig leder får oppfølgingsansvaret, og ingen faller mellom stolene.

Dossier håndterer også flerstilling. Har en ansatt flere stillinger med ulike krav og ulike ledere, vurderes kompetansestatus riktig per stilling, uten at den ansatte må registrere noe ekstra.

Kompetanseroller i Dossier kan eksporteres til turnus- og ressurssystemer som GAT. Da kan vaktplanleggeren se hvem som har gyldig kompetanse for en bestemt funksjon, og sette opp vaktlag der kravene er dekket. Kompetansestatus blir et operativt beslutningsgrunnlag, ikke bare et HR-register.

Hver ansatt har én samlet profil med formalkompetanse og CV, gjennomførte kurs, sertifiseringer med gyldighet og utløp, og kompetansevurderinger. Dossier kan også kobles til andre læringsplattformer, som KS Kunnskap, slik at gjennomførte kurs oppdaterer kompetanseprofilen automatisk.

Ansatte kan selv registrere kompetanse og laste opp vitnemål og kursbevis. Det som krever kvalitetssikring, sendes til leder for godkjenning. Profilen fungerer på PC, nettbrett og mobil, og er grunnlaget for medarbeidersamtaler og kompetanseplanlegging.

Kompetanseanalyse viser status på tvers av roller, enheter og nivåer: Hvem som har oppfylt kravene, hvem som er i gang og hvem som mangler kritisk kompetanse. Du kan filtrere på rolle, fagområde, enhet og kravtype, og eksportere til Excel og PDF.

Typisk bruk

• Strategisk kompetanseplanlegging og prioritering av tiltak
• Grunnlag for budsjettering av opplæring
• Identifisering av sårbar kompetanse ved fravær eller avgang
• Ressurs- og bemanningsplanlegging

All dokumentasjon er strukturert, versjonert og sporbar. Endringer i kompetansekrav loggføres med hvem som gjorde hva, når, og hva som var gjeldende krav til hvilken tid. Ved tilsyn dokumenterer du på minutter hvilke krav som har gjeldt, hvem som har oppfylt dem og hvordan endringer i regelverket er håndtert.